Довольно часто предприятия и организации отправляют своих сотрудников в командировки по служебной необходимости. Это может быть связано с обменом опытом, межведомственной кооперацией, выполнением различных договорных обязательств и т. д. Вопросы, связанные со служебными командировками, регламентируются главой 24 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Здесь отражено само понятие такой поездки с производственной или другой необходимостью, вопросы возмещения работникам расходов на эти цели, гарантии сохранения рабочего места (должности).
Унифицированная форма Т 9 представляет собой приказ по предприятию или организации о направлении работника в командировку. Следует отметить, что с начала 2015 года в законодательном порядке произошла отмена ранее действовавших командировочных удостоверений и служебных заданий (подп. е п. 2 изменений, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). С августа 2015 года отпала необходимость вести журнал учета отправляемых в командировки работников (п. 3 изменений, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).
В настоящее время унифицированная форма Т 9 приказа с прилагаемым авансовым отчетом, включающим все расходные документы, связанные с выполнением служебного задания руководства предприятия - это единственные документы, подтверждающие направление работника в командировку. Бланк такого приказа заполняется специалистом кадровой службы.
Унифицированная форма Т 9 используется и индивидуальными предпринимателями для направления своих наемных работников в служебные командировки.
Образец заполнения унифицированной формы Т 9
Бланк приказа о направлении работника в служебную командировку должен быть заполнен без ошибок и включать все необходимые данные для бухгалтерского расчета. С целью недопущения погрешностей рассмотрим образец заполнения формы.
Заполненный бланк унифицированной формы Т 9 приказа о направлении работника в командировку включает следующие данные:
- наименование организации указывается в верхней части формы;
- ОКПО;
- номер и дата составления оформляемого приказа;
- табельный номер и ФИО командированного;
- название структурного подразделения, если есть;
- указание занимаемой должности;
- место назначения командировки;
- период времени командировки в календарных днях с расшифровкой дат начала и окончания поездки;
- цель, которая должна быть достигнута в процессе командировки;
- за счет каких средств финансируется командировка;
- основания для направления работника в командировку;
- подпись руководителя предприятия или организации;
- подпись командированного специалиста об ознакомлении с приказом.
Образец заполнения демонстрирует, как вводить данные.
Приказ на командировку – это распорядительный документ, в соответствии с которым работник направляется в командировку. Форма Т-9 предназначена для одного работника, а форма Т-9а – для группы работников.
ВНИМАНИЕ: Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 отменено обязательное оформление и командировочного удостоверения.
Заполнение формы Т-9
В верхней строке указывается наименование организации или ИП (например, ООО «Морковь» или ИП Сергеев П.П.). Далее вписываем индивидуальный номер документа и дату его составления.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Ниже срок командировки: первый день – это день отъезда из места постоянной работы, последний день – это день возвращения.
Цель командировки и строка «Основание» заполняются согласно сведениям служебного задания, выданного сотруднику.
Строка «Командировка за счёт средств». Указывается источник финансирования командировки.
Внизу ставятся подписи руководителя организации и командируемого работника.
Практически каждого сотрудника в организации отправляют в командировку. После принятия руководителем соответствующего решения должен быть составлен соответствующий приказ. Из нашей статьи вы узнаете, что это за документ и каковы особенности его составления.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Что говорит закон?
Приказ о направлении работника в командировку – это документ, который оформляется с целью направить сотрудника в поездку по служебной необходимости.
В нем должен быть проставлен номер, дата, данные сотрудника, место назначения поездки и цель направления, в конце проставляется подпись сотрудника и директора.
Нормативная база
Согласно ст.166 ТК РФ дается определение командировке.
Это служебная поездка, в которую направляется сотрудник организации.
В приказе прописывается ее срок, цель и место назначения (оно должно отличаться от постоянного места работы).
Приказы на командировки должны составляться только для сотрудников, чья работа связана с нахождением на одном месте.
Для сотрудников, чья работа носит разъездной характер, документ не оформляется.
Порядок направления работника в командировку регулируется Постановлением №749 от 13 октября 2008 года.
Для достижения служебных целей в поездку может быть направлен работник любой профессии. Согласно законодательству, в командировку отправляются сотрудники без их предварительного согласия.
- кто в одиночку воспитывает детей;
- сотрудники в полных семьях с детьми до 3х лет, с родственниками на иждивении.
В этом случае от сотрудников необходимо запросить заявление о согласии.
Согласно закону, в командировку имеет право направлять руководитель организации или лицо, наделенное его полномочиями.
В качестве основания для командировки может быть установленный организацией перечень документов, в том числе и приказ.
Как заполнить приказ на командировку в 2019 году?
Цель командировки – решение задач, поставленных перед сотрудником руководителем.
Отметим, что приказ на командировку отдел кадров имеет право оформить только на сотрудника, работающего по , т.е. оформленного официально. Если вы сотрудник работает без него, по документам он не должен проходить ни по одному документу организации.
При принятии руководителем решения отправить необходимого сотрудника в командировку составляется приказ на поездку.
Отметим, до 2019 г на основании приказа о командировке кадровая служба составляла командировочное удостоверение и служебное задание.
В командировочное удостоверение переносилась вся информация из приказа (дата, ФИО и должность сотрудника, цель и место назначения командировки), с обратной стороны ставились отметки о прибытии и убытии. В служебном задании проставлялась дата, данные сотрудника, цель командировки и отчет о проделанной работе.
С 1 января кадровая служба составляет только приказ, без которого самовольная поездка сотрудника может быть расценена как прогул.
Форма документа
Документ носит распорядительный характер.
Законодательно установлен бланк по форме Т9. Если в командировку направляется несколько работников, составляется приказ по форме Т-9а.
Бланки вы можете скачать здесь:
Что нужно отразить?
В документе обязательно должна быть зафиксирована следующая информация:
- дата и номер документа;
- наименование документа;
- полное наименование организации, код ОКПО;
- полная информация о сотруднике: ФИО, должность, табельный номер, структурное подразделение, в котором он работает;
- цель командировки;
- пункт назначения (при поездке за границе указывается страна);
- период командировки: первый день-выезд из города, последний-дата возвращения;
- подписи: сотрудника, направляемого в командировку, и руководителя.
Заполнив все графы приказа, его следует зарегистрировать в соответствии с нормами делопроизводства.
Цель поездки
Несмотря на электронный документооборот, часто не возможно решить производственный процесс без личного присутствия - например, контроль за строительными работами, заключение новых договоров.
Цели поездки подразделяются на общие и узкоспециализированные.
В приказе их можно отметить в примерной формулировке, приведенной ниже.
Общие цели:
- для покупки материалов для деятельности предприятия (сырье, оборудование);
- заключение новых контрактов, ведение переговоров с контрагентами;
- ведение переговоров по спорным вопросам;
- освоение новых рынков сбыта и поиск поставщиков;
- участие в научных симпозиумах и получение новых знаний и навыков.
Узкопрофильные:
- проверка деятельности структурного подразделения;
- передача знаний «молодым» кадрам;
- обслуживание оборудования в структурных подразделениях.
Основание
На основании Постановления №749 от 13 октября 2008 года, на усмотрение руководителя возможно сохранение командировочного удостоверения и служебного задания.
Это должно быть зафиксировано в локальном нормативном акте.
Поэтому в графе «основание» можно указать реквизиты служебного задания, либо другого документа, подтверждающего необходимость поездки сотрудника. Это может быть приказ о повышении квалификации кадров, о назначении специальной комиссии, акт проверки контролирующих органов и т.д.
Сроки
Как считать дни?
Командировка должна быть рассчитана со дня отъезда по день приезда.
Даже при наличии проездного документа на 23:50 этот день должен быть засчитан в командировку. Аналогично - день приезда. Если сотрудник приехал в 00:10 – день включается в служебную поездку.
Документальное подтверждение нахождения в командировке:
- проездные документы: билеты, чеки о платной автодороге;
- чеки о заправке бензином при поездке на личном автотранспорте;
- квитанция, чек, счет из гостиницы о проживании;
- приказ о командировке.
Внимание! Все документы, которые подтверждают командировочные расходы необходимо беречь и хранить.
При возвращении они предоставляются в бухгалтерию для подтверждения выданного аванса или для возврата денежных средств за понесенные расходы.
Можно ли оформить задним числом?
Оформление приказа на командировку задним числом возможно в теории, но на практике не рекомендуется.
Во многих организациях из-за нехватки кадров или других обстоятельств не ведется должным образом кадровый учет. Однако при налоговой проверке за неоформленные или оформленные ненадлежащим образом документы на организацию накладывается штраф.
Поэтому большинство кадровиков вынуждены оформлять приказы на командировку задним числом для предотвращения проблем с контролирующими органами.
Последствия при неоформлении приказа на командировку:
- при налоговой проверке - штраф;
- невозможность сотрудником подтвердить командировочные расходы;
- при возникновении ЧП с сотрудником без документального подтверждения на юр.лицо накладывается штраф из-за отсутствия подчиненного на рабочем месте.
Кто составляет?
На основании распоряжения руководителя специалист кадровой службы или главный бухгалтер должен составить приказ на командировку.
Кто имеет право подписи?
Подписывать приказ имеет право только руководитель предприятия или иное уполномоченное лицо, наделенное правом соответствующим приказом.
Нужна ли печать?
Согласно ГОСТу «Унифицированная система документации» печать ставить не следует.
Она проставляется для подтверждения подлинности документа.
Приказ относится к внутренним документам организации. Соответственно документы внутреннего обращения в подтверждении не нуждаются.
Образец заполнения (пример)
Приказ о командировке может быть составлен по форме Т-9 – для одного сотрудника или Т-9а для нескольких.
Приказ (форма Т-9)
Приказ (форма Т-9а)
Где регистрируется?
Заполненный приказ о командировке работников фиксируется в специальном журнале. Форма может быть утверждена в свободной форме внутри организации.
В журнале регистрации приказов о командировке должно быть зафиксировано:
- номер приказа;
- дата;
- фамилия, имя сотрудника;
- должность;
- структурное подразделение;
- цель командировки;
- место назначения;
- срок: дата начала и окончания поездки.
Нюансы
Разрешено ли факсимиле?
Отправление работников в командировку всегда должно сопровождаться письменным подтверждением данного решения со стороны руководителя организации. В роли такого документа выступает приказ о направлении в командировку.
Командировка имеет своей целью проведение рабочих мероприятий за пределами города, в котором находится основное рабочее место конкретного сотрудника. Обычно приказ на командировку издается отделом кадров за подписью руководителя фирмы, если человека направляют в другой город или в удаленные филиалы организации на срок более одного дня. Форма приказа и порядок его составления регламентируются Трудовым Кодексом РФ и прочими нормативно-правовыми актами в сфере трудового законодательства, а также внутренними постановлениями предприятия.
Образец приказа на командировку
Бланк приказа заполняется на основании соответствующего набора сопроводительных документов. К ним относятся служебные задания, командировочные удостоверения, отчеты о командировке, авансовые отчеты и журнал регистрации прибывающих и выбывающих в командировку сотрудников. Кроме того, на предприятии должен быть утвержденный график отправления сотрудников в командировки. Те же направления, которые не были запланированы заранее, называются внеплановыми или срочными.Образец оформления приказа можно найти в соответствующих нормативных документах. Для того чтобы направить в командировку одного сотрудника, применяется унифицированная форма Т-9, если же речь идет сразу о нескольких работниках, то целесообразно воспользоваться формой Т-9а. Эти бланки подразумевают обязательное указание в них фамилии и инициалов командированного человека, его должности и структурного подразделения, а также четкой формулировки цели командировки, пункта назначения и периода такой поездки. Допускается отражение в них и источников оплаты командировочных. Для проекта приказа можно использовать общий бланк предприятия.
Форма Т-9 используется в качестве стандартного бланка, для приказа на отправление сотрудника в поездку по служебной необходимости, проще говоря – в командировку. Основная информация, которая должна содержаться в этом документе: дата заполнения, личные данные сотрудника, место назначения (должно отличаться от постоянного места работы командировочного) и цель поездки. Подписывается форма Т-9 руководителем организации и тем сотрудником, который отправляется в командировку.
Скачать приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9
ФАЙЛЫ
Кто составляет приказ на командировку
Форму Т-9 должен заполнять либо специалист кадрового отдела, либо бухгалтер предприятия. Но для этого у них должно быть соответствующее распоряжение руководителя организации.
Особенности заполнения
Форма Т-9 предназначена для заполнения только на тех работников организации, которые большую часть времени находятся на основном месте работы. Для тех сотрудников, в чей функционал входят постоянные разъезды (например, водители), приказы на командировку писать не нужно.
Следует учесть, что предварительного согласия на командировку у сотрудников спрашивать не нужно – руководство имеет право отправить в служебную поездку любого работника на свое усмотрение.
Исключения составляют те, кто имеет детей до трехлетнего возраста, а также матери и отцы-одиночки – эти категории работников могут быть отправлены в командировку только с предварительного согласия.
Заполнение приказа по форме Т-9
Часть 1
Условно форму Т-9 можно поделить на 3 части. Первое, что нужно указать в приказе на командировку: наименование компании с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО). Затем в приказ вписывается код ОКПО (берется он из правоустанавливающих документов), номер приказа по внутреннему документообороту, а также дата его заполнения.
Часть 2
Вторая часть данного документа включает в себя основные сведения. Здесь необходимо вписать личную информацию о сотруднике: ФИО (полностью), его табельный номер, должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится. Далее пишется место назначения (страна и город), срок командировки (в календарных днях) с указанием даты ее начала и окончания.
Обращайте внимание на подсчёт дней
При оформлении формы Т-9 важно правильно подсчитать командировочные дни – поездка должна быть рассчитана со дня отъезда на день приезда. То есть, в том случае, если по проездному документу время отправления 23:45, этот день необходимо включить в срок командировки (то же самое касается дня приезда). Если командировочный приезжает ночью в 00:05 – этот день также должен быть включен в поездку.
Часть 3
В третьем разделе нужно обозначить цель командировки и обязательно прописать за чей счет она будет оплачена.
Цели поездки можно условно поделить на два вида.
Общие цели:
- закупка сырья, оборудования, материалов для деятельности организации;
- переговоры с партнерами, заключение новых сделок, договоров, контрактов;
- личное участие представителя компании в спорных переговорах;
- поиск новых поставщиков и знакомство с новыми рынками сбыта;
- получение новых умений, знаний и навыков, научные изыскания.
Узконаправленные цели
- контроль за работой филиала, структурного подразделения;
- обучение молодых специалистов;
- ремонт и обслуживание техники и оборудования в филиалах и структурных подразделениях.
Чуть ниже после строк о целях и оплаты поездки нужно внести ссылку на документ, который послужил основанием для командировки. После того, как приказ оформлен по всем правилам, его нужно предоставить на подпись директору организации. В самую последнюю очередь форму Т-9 о командировке должен подписать и сам сотрудник, направляемый в служебную поездку. Напротив его подписи ставится дата создания приказа.
Нужна ли печать на форме Т-9
Как свидетельствует ГОСТ «Унифицированная система документации» печать на приказе на командировку ставить не нужно, поскольку данный документ относится к внутренней документации предприятия и заверять его подлинность нет необходимости.
Подтверждение командировочных расходов
При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:
- проездные билеты, чеки о платной автодороге, парковке и т.п;
- чеки с автозаправочных станций о суммах, потраченных на бензин (при поездке на личном автомобиле);
- чеки, счета, квитанции из гостиниц или отелей о тратах за съем комнат;
- любые другие платежные документы, повреждающие расходы, связанные с командировкой.
На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.
Что будет если отправить сотрудника в командировку без приказа
В этом случае возможны следующие последствия:
- невозможность работником официально подтвердить командировочные затраты;
- штрафные санкции при внезапной налоговой проверке.
